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Datenschutzinformation für Mitarbeitende, freie Mitarbeitende und Auftragnehmer
Rechtliche Informationen von VisualZuerst.
1. Verantwortlicher
VisualZuerst Akademie & Bildungs- und Beratungsunternehmen Siegfried Bachmayer e.U. Afritschweg 13/EG 2, 4030 Linz, Österreich Inhaber: Mag. Siegfried Bachmayer E-Mail: hallo@visualzuerst.com
2. Für wen gilt diese Information
Diese Information gilt für Beschäftigte, freie Mitarbeitende, Trainerinnen und Trainer, die Verwaltung und Auftragnehmer, zum Beispiel Vermieter von Kursräumen sowie Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetscher. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung auf visualzuerst.com. Für Bewerbungen gilt deren Abschnitt 13.
3. Welche Daten wir wofür verarbeiten
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage |
| Lohnverrechnung und gesetzliche Meldungen (nur Beschäftigte) | Sozialversicherungsnummer, Beginn und Ende des Verhältnisses, Entgelt | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Begründung und Durchführung der Zusammenarbeit | Name, Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum, Vertragsart und Vertragsinhalt, Qualifikationen und Nachweise, Bankverbindung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Arbeitszeitaufzeichnung (nur Beschäftigte) | Beginn, Ende, Pausen, Einsätze | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Arbeitszeitgesetz) und lit. b |
| Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand) | Datum von bis, siehe Abschnitt 4 | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c, bei Krankenstand Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO |
| Kurs- und Einsatzplanung | Einsatzpläne, Zuordnung zu Kursen, Kursmaterial, Termine | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Dienstkonto im System | Anmeldedaten, Rolle, Anmelde- und Sicherheitsprotokoll, Zwei-Faktor-Anmeldung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Berufliche Weiterbildung | Angebote, Anmeldungen, Nachweise | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei freiwilligen Angeboten lit. a |
| Projekt- und Ideenvorschläge | Ihr Vorschlag und Ihr Name | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Auftragnehmer: Abwicklung | Kontaktdaten, Leistung, Einsatztermine und Einsatzorte, Rechnungen, Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Nachweise für Förderstellen | Name, Funktion, Arbeitszeiten und Personalkosten, ohne Gründe von Abwesenheiten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO |
Die Angaben sind für den Vertrag oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich. Ohne sie können wir die Zusammenarbeit nicht durchführen.
4. Abwesenheiten und Gesundheitsdaten
Wir erfassen im System nur das Datum von bis. Wir speichern keine Diagnose und kein Foto und keinen Scan einer ärztlichen Bestätigung. Eine Bestätigung sehen wir nur ein und geben sie zurück, oder sie wird getrennt unter Verschluss aufbewahrt, soweit das für die Lohnverrechnung nötig ist. Wir verlangen keine Angaben zu Ihrer Erkrankung.
Gegenüber Förderstellen und Projektpartnern weisen wir Abwesenheiten ohne Grund aus. Zugriff auf Abwesenheiten hat nur die Verwaltung.
Wenn bei einer Abwesenheit ein Krankenstand erkennbar ist, verarbeiten wir diese Angabe nur, soweit das für das Arbeitsverhältnis und die Lohnverrechnung erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO).
5. Wer erhält Ihre Daten
- die Verwaltung, nur im Rahmen ihrer Aufgaben und ihrer Zugriffsrechte
- unsere Steuerberatung und Lohnverrechnung
- Sozialversicherungsträger, Finanzamt und andere Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht
- Förderstellen, nur die Nachweise nach Abschnitt 3
- Banken zur Auszahlung
- World4You Internet Services GmbH (Hosting des Systems) und Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365)
Förderpartner mit Konto können interne Seiten lesen. Sensible Daten wie Arbeitszeiten, Verträge, Abwesenheiten und Kontaktdaten sind für sie ausgeblendet.
6. Speicherdauer
| Datenart | Dauer |
| Stammdaten und Vertrag | Dauer der Zusammenarbeit, danach nach den gesetzlichen Fristen [mit der Steuerberatung klären] |
| Arbeitszeitaufzeichnungen | [gesetzliche Frist mit Beratung klären] |
| Lohn- und Buchhaltungsbelege | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO)7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO) |
| Abwesenheiten (Datum von bis) | [Frist festlegen] |
| Dienstkonto | Sperrung zum Ende der Tätigkeit, Prüfung und Löschung nach 6 Monaten |
| Weiterbildung, Projekt- und Ideenvorschläge | [Frist festlegen] |
| Auftragnehmer: Rechnungen und Belege | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO) |
| Auftragnehmer: übrige Daten | 6 Monate nach Ende der Zusammenarbeit |
Was wir aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahren müssen, sperren wir und löschen es nach Ablauf der Frist.
7. Sicherheit
Die Zugriffe richten sich nach Ihrer Rolle. Wir empfehlen allen Mitarbeitenden und Teilnehmern die Zwei-Faktor-Anmeldung und aktivieren sie für Konten mit Personaldaten (Pflicht für Verwaltungsmitarbeitende und Trainer, Lehrende und Empfehlung für Teilnehmerinnen und Teilnehmer). Geben Sie Ihre Zugangsdaten niemandem weiter. Zugriffe auf Personaldaten werden protokolliert.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Ihre eigenen Zeiten und Einsätze sehen Sie im Konto. Wenden Sie sich an hallo@visualzuerst.com. Wir informieren Sie unverzüglich, grundsätzlich innerhalb eines Monats, über die ergriffenen Maßnahmen. Bei komplexen Anliegen kann sich die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO um bis zu zwei Monate verlängern, worauf wir Sie hinweisen.
Sie können sich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at
9. Änderungen
Wir passen diese Information an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern, und informieren Sie darüber.
Stand: 28.10.2026